Упражнение 4. Планирование совещания

Контакты, хранящиеся в Outlook, могут использоваться для рассылки приглашении на совещание. Для планирования совещаний Outlook предлагает специальный инструмент. Попробуйте воспользоваться им.

  1. В панели ярлыков Outlook щелкните на значке Календарь.

  2. Щелкните на кнопке Создать.

  3. Раскройте вкладку Планирование (Scheduling).

  4. Щелкните на кнопке Другие (Invite Others).

  5. В списке Источник адресов открывшегося окна диалога (см. рис. 20.7) выберите пункт Контакты.

  6. В списке доступных имен и ресурсов щелкните на строке Александр Петров (Эл.почта).

  7.  Щелкните на кнопке Обязательный, чтобы указать на настоятельную необходимость присутствия этого человека на совещании.

  8. Выделите строку Сергей Николаев (Эл. почта) и щелкните на кнопке Необязательный (Optional).

  9. Затем щелкните на кнопке ОК.

На вкладке Планирование, показанной на рис. 20.9, наряду с вашим именем появятся имена приглашенных. Бланк занятости по времени показывает, что в промежутке от 14:00 до 14:30 вы отсутствуете в офисе, интервал 11:00-11:30 занят, а с 15:00 до 15:30 вы тоже, видимо, не сможете присутствовать на совещании (все указанные встречи и время обеденного перерыва были настроены на предыдущем занятии). Вертикальная белая полоса с зеленым и красным краями предлагает интервал времени, который, по мнению Outlook, подходит для назначения совещания.

Примечание

Если Outlook имеет доступ (например, через локальную сеть) к расписаниям людей, приглашаемых на совещание, в окне планирования совещания появятся отметки занятых интервалов времени для этих людей. В такой ситуации вам было бы достаточно щелкнуть на кнопке Автовыбор (AutoPick), чтобы программа Outlook нашла для совещания время, устраивающее вас и всех приглашенных.

  1.  Чтобы назначить начало совещания на 13:00, щелкните мышью в бланке занятости вблизи этого числа.

  2. С помощью раскрывающегося списка Конец собрания (Meeting End Time) выберите время окончания совещания 15:00.

Рис. 20.9. Планирование совещания

  1. Разверните вкладку Встреча (Appointment). В поле Тема введите текст Совещание, который будет добавлен в одноименное поле электронных сообщении. В поле, расположенное в нижней части этой вкладки, введите необходимые пояснения.

  2. Щелкните на кнопке Отправить. Outlook автоматически прочтет адреса приглашенных из папки Контакты, сгенерирует сообщения и при первой возможности отправит их по электронной почте.

  3. Закройте окно встречи без сохранения введенных данных.



Навигация

Страница #224 В  Отчет В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из...

Страница #225 В  Упражнение 4. Добавление события Рабочий день делового человека наполнен различными встречами, совеща...

Страница #227 В  Упражнение 4. Управление рассылкой Кроме адресов, содержания и флагов каждое сообщение имеет набор до...

Страница #228 В  Упражнение 4. Выделение, удаление и замена На первом занятии были рассмотрены простейшие приемы вво...


Архив эхо-конференции

Страницы ::
1 ::2 ::3 ::4 ::5 ::6 ::7 ::8